Uzavírání dohod o hmotné odpovědnosti se řídí zákonem § 252 - 256 ZP a § 258 - 260 ZP.
Dohoda o hmotné odpovědnosti musí být uzavřena vždy písemně, jinak je neplatná.Dohodu o hmotné odpovědnosti je možno uzavřít nejdříve v době, kdy zaměstnanec dosáhne věku 18 let.
Zaměstnanec, který platně uzavřel dohodu o hmotné odpovědnosti a na základě této dohody převzal odpovědnost za svěřené ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které je povinen vyúčtovat, odpovídá za vzniklý schodek.
Zaměstnanec je povinen nahradit škodu v plném rozsahu. V tomto případě neplatí omezení čtyřapůlnásobku respektive trojnásobku průměrného měsíčního výdělku.
Pokud vznikne schodek, za který zaměstnanec odpovídá vychází se z předpokladu zavinění zaměstnance a ke zproštění odpovědnosti dojde jen pokud zaměstnanec prokáže, že schodek vznikl bez jeho úplného nebo částečného zavinění.
Pokud na pracovišti pracuje více zaměstnanců s uzavřenou dohodou o hmotné odpovědnosti, odpovídají za vzniklý schodek všichni.
Před uzavřením dohody o hmotné odpovědnosti musí být provedena inventarizace (§ 254 ZP). Je to v zájmu zaměstnanců a nezáleží zda dohodu bude uzavírat jeden nebo více zaměstnanců. Inventarizace musí být provedena i pokud dochází k zániku dohody, převedení zaměstnance na jinou práci, jiné pracoviště a při skončení pracovního poměru. Pokud inventarizace není provedena odpovídá zaměstnanec za případný zjištěný schodek při nejbližší inventarizaci na jeho původním pracovišti.
Zaměstnanec, který uzavřel dohodu o hmotné odpovědnost, může od ní odstoupit v případě, že je převáděn na jinou práci, zařazován na jiné pracoviště nebo pokud zaměstnavatel do jednoho měsíce od obdržení písemného upozornění neodstraní závady, které brání řádnému hospodaření se svěřenými hodnotami. Při společné hmotné odpovědnosti může zaměstnanec od dohody také odstoupit, jestliže na pracoviště je zařazen jiný zaměstnanec nebo ustanoven jiný vedoucí, popřípadě jeho zástupce. Odstoupení musí být oznámeno zaměstnavateli písemně.
Dohoda o hmotné odpovědnosti zaniká dnem skončení pracovního poměru nebo dnem odstoupení od této dohody.